NHội thảo, hội nghị là các hình thức sự kiện được tổ chức rộng rãi trong các doanh công ty, doanh nghiệp cũng như các tập đoàn lớn. Quá trình tổ chức tiệc hội thảo đòi hỏi một quy trình phức tạp, và đơn bị tổ chức cần có những kỹ năng – phương pháp tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp. Từ đó, mới có thể tạo nên một chương trình thuận lợi và thành công. Trong bài viết sau đây, Wah Fu Palace sẽ đưa ra một vài lưu ý, hội thảo mà người tổ chức nhất định phải biết để hoàn thiện sự kiện một cách hoàn hảo nhất!
Tổ chức tiệc hội thảo, hội nghị là gì?
Việc tổ chức các buổi tiệc hội thảo, hội nghị là một phần quan trọng trong dịch vụ mà nhiều khách sạn, resort và trung tâm hội nghị cung cấp cho khách hàng. Điều này bao gồm việc tổ chức các sự kiện như hội thảo chuyên đề, hội nghị quan trọng, các sự kiện doanh nghiệp hoặc hội nghị dành cho khách hàng tại cơ sở của họ. Các dịch vụ này không chỉ đơn thuần là việc cung cấp không gian, mà còn bao gồm các dịch vụ hỗ trợ khác như thiết kế sự kiện, phục vụ ẩm thực, trang thiết bị âm thanh ánh sáng và các yêu cầu khác theo nhu cầu của khách hàng. Điều này giúp tạo ra không gian chuyên nghiệp và thoải mái để các sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.
Tổ chức tiệc hội thảo, hội nghị là gì?
Các bước tổ chức hội nghị, hội thảo thành công
Để tổ chức một buổi hội thảo chuyên nghiệp, quy trình bao gồm 7 bước cụ thể như sau:
Bước 1: Xác định đề tài hội thảo một cách rõ ràng và cụ thể. Điều này sẽ là nền tảng để xây dựng nội dung và lập kế hoạch các hoạt động trong hội thảo một cách chi tiết và hiệu quả nhất.
Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm mục đích và mục tiêu của hội thảo. Nội dung chính, địa điểm, thời gian, kinh phí, đơn vị tổ chức, danh sách khách mời, và chương trình hội thảo.
Bước 3: Chuẩn bị cho hội thảo bằng việc sắp xếp không gian, trang thiết bị. Các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, truyền thông sự kiện, in ấn tài liệu, và phát thư mời.
Bước 4: Tổ chức hội thảo bằng cách đón tiếp khách mời và người tham dự. Đồng thời điều phối chương trình theo kịch bản đã lên.
Bước 5: Kết thúc chương trình bằng việc tặng quà lưu niệm. Ghi biên bản hội thảo và thông báo kết luận.
Bước 6: Xử lý thông tin hội thảo bằng cách đánh giá nội dung. Đưa ra kiến nghị cho các tổ chức, đơn vị tham gia.
Bước 7: Đánh giá hiệu quả hội thảo dựa trên số người tham dự, ý kiến của khách hàng và kết quả hoạt động truyền thông.
Các bước tổ chức hội nghị, hội thảo thành công
Những lưu ý cần nhớ khi tổ chức tiệc hội nghị, hội thảo
Lựa chọn địa điểm phù hợp
Trước khi đi vào các bước xây dựng khung chương trình, bạn cần lựa chọn một địa điểm phù hợp nhất với hình thức tiệc hội thảo, hội nghị. Việc lựa chọn địa điểm còn thường phụ thuộc vào số lượng khách mời và tính chất của tiệc hội thảo, hội nghị
Ví dụ nếu số lượng khách mời đông và hội nghị có quy mô lớn thì bạn nên tổ chức tại các trung tâm hội nghị hoặc khách sạn lớn. Ngược loại, nếu tiệc hội thảo có quy mô nhỏ hoặc có tính chất tạo nên sự thân mật giữa các khách mời, thì bạn có thể chọn những địa điểm có không khí ấm cúm, thân thiện và cởi mở
Chọn thời gian hợp lý
Đối với một sự kiện thông thường, tốt nhất nên lựa chọn cuối tuần để tổ chức tiệc hội thảo, hội nghị. Bởi đây là khung thời gian thuận lợi nhất cho hầu đa khách được mời đến tham dự. Vì vậy, ban tổ chức cần lưu ý đặt lịch với địa điểm tổ chức ngay từ khi quyết định tổ chức, tránh trường hợp địa điểm đã lựa chọn hết chỗ do quá tải vào cuối tuần
Mặt khác, một số hội nghị, hội thảo mang tính quan trọng thì thời gian tổ chức cần xem xét qua lịch làm việc của từng bên khách mời. Đặc biệt, những hội nghị, hội thảo này đòi hỏi thời gian chuẩn bị khá dài khoảng vài tháng.
Cần lưu ý những gì khi tổ chức hội thảo, hội nghị
Thiết kế không gian hợp lý
Để tổ chức tiệc hội thảo, hội nghị hoàn hảo thì thiết kế không gian là một yếu tố không thể bỏ qua. Để sự kiện hội nghị, hội thảo đảm bảo được đầy đủ chức năng, những vẫn đảm bảo được tính thẩm mỹ cao, đơn vị tổ chức hội nghị cần đảm bảo những chi tiết sau:
- Hiểu rõ mục đích sự kiện: Cần xác định rõ sự kiện hội thảo, hội nghị đang chuẩn bị có quy mô như thế nào (nội bộ hay đại chúng)? Chủ đề lĩnh vực gì?
- Sắp xếp nội thất thông minh: Dù hội thảo, hội nghị phục vụ cho mục đích gì, có tính chất như thế nào thì việc sắp xếp nội thất thông minh sẽ mang đến sự chuyên nghiệp, nâng cao tính thẩm mỹ của sự kiện.
- Kết hợp ánh sáng, âm thanh và màu sắc hài hòa: Màu sắc và ánh sáng chủ đạo được lựa chọn khéo léo, tinh tế sẽ giúp nâng cao hiệu quả của tiệc hội thảo, hội nghị. Trong khi đó, âm thanh chất lượng sẽ giúp khách mời nghe được rõ ràng và chân thực hơn
Cần thiết kế không gian hội nghị chuyên nghiệp
Chuẩn bị và phân bổ vị trí cho các thiết bị cần thiết
Tổ chức tiệc hội thảo, hội nghị không chỉ đơn giản là sắp xếp không gian hợp lý, hay chọn thời gian địa điểm phù hợp với tính chất sự kiện. Mà còn đòi hỏi sự kỹ lưỡng trong khâu chuẩn bị và phân bổ vị trí cho các thiết bị cần thiết. Chẳng hạn như sân khấu, hệ thống ánh sáng – âm thanh
Tuy nhiên, để hội thảo – hội nghị đảm bảo được thuận lợi khi thực hiện. Đơn vị tổ chức tiệc hội thảo, hội nghị cần phân bổ vị trí, kiểm tra chất lượng và demo thử trước khi duyệt vào quá trình vận hành. Cũng cần quan tâm đến một số yêu cầu đặc biệt như: micro để bàn, mic di động, phông máy chiếu,… Đồng thời cần đảm bảo vệ số lượng thiết bị để đi vào thi công lắp đặt một cách suôn sẻ
Các thiết bị cần được chuẩn bị kỹ lưỡng
Sắp xếp bố trí chỗ ngồi cho khách một cách hợp lý
Khi sắp xếp vị trí ngồi của khách khi tổ chức tiệc hội thảo, hội nghị, đơn vị tổ chức cần lưu ý một số nguyên tắc sau:
- Hội thảo, hội nghị lớn: Hàng ghế đầu dành cho những nhân vật quan trọng, những hàng ghế sau xếp theo thứ tự cấp bậc giảm dần
- Hội nghị, hội thảo quy mô nhỏ: Xếp ghế thành hình chữ U với chủ tòa ngồi ở đầu bàn. 2 bên xếp theo thứ tự cấp bậc giảm dần
- Hội nghị không phân chia cấp bậc: Xếp chỗ ngồi theo dạng bàn tròn, khách mời có thể ngồi bất kỳ vị trí nào
- Hội nghị, hội thảo có lượng lớn khách mời: Xếp chỗ ngồi theo từng dãy và đối diện với sân khấu hoặc chủ trì hội nghị
Âm thanh, ánh sáng và màu sắc đóng vai trò quan trọng trong sự kiện
Tạo không khí thân thiện và chuyên nghiệp
Cần chuẩn bị một kế hoạch tổ chức tiệc hội thảo, hội nghị thân thiện, chuyên nghiệp và đảm bảo sự thoải mái cho khách mời. Kế hoạch này cần được thực hiện một cách tổng thể và cụ thể về từng công đoạn tổ chức, từ sắp xếp chỗ ngồi, hướng dẫn cho khách tham gia sự kiện, đến việc giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình tổ chức.
Ngoài ra cân tránh các trường hợp xấu như:
- Khách mời không cảm thấy hứng thú
- Khách mời mất tập trung làm mát không khí hội thảo
- Khách mời không hiểu rõ mục đích và thông điệp mà sự kiện mang đến
- Mức độ chuyển đổi sau sự kiện không đạt yêu cầu
Wah Fu Palace – Khách sạn sang trọng, cao cấp tại Sài Gòn
Nếu bạn đang tìm kiếm một địa điểm tổ chức tiệc hội thảo, hội nghị cao cấp tại Sài Gòn thì Wah Fu Palace chính là lựa chọn lý tưởng dành cho doanh nghiệp của bạn. Wah Fu Palace hoạt động với sứ mệnh cung cấp chuỗi nhà hàng – khách sạn sang trọng, đạt tiêu chuẩn quốc tế. Hướng tới mục tiêu mang lại giá trị xã hội – kinh tế lớn đến cho địa phương nói chung và các doanh nghiệp nói riêng
Không gian hội nghị tại Wah Fu Palace
Liên hệ với Wah Fu Palace qua hotline (028)38339339 để được tư vấn kỹ lưỡng về địa điểm tổ chức tiệc hội tháo, hội nghị phù hợp với doanh nghiệp cùng mức giá hợp lý nhất với quy mô sự kiện của bạn.
- Địa chỉ: 90 Hùng Vương, Phường 9, Quận 5, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Hotline: 028 38339339
- Facebook: https://www.facebook.com/wahfupalace.hcm
